Arbeiten mit Claude Cowork: ein Ordner, ein Projekt, ein Ergebnis

Die meisten nutzen einen KI-Assistenten wie ein etwas klügeres Chatfenster. Der eigentliche Sprung kommt erst, wenn man projektweise in Ordnern arbeitet. Ich zeige, wie mein Setup mit Claude Cowork in der Apotheke aussieht – von der Ordnerstruktur bis zum monatlichen Shop-Dashboard, das sich auf Zuruf aktualisiert.

Im Files-over-Tools-Prinzip habe ich beschrieben, warum ein KI-Setup in einem Ordner laufen sollte und nicht in einem Chatfenster. Das ist das Warum. Hier kommt das Wie – konkret, an meinem eigenen Arbeitsplatz, mit Claude Cowork in der Desktop-App. Es ist kein theoretisches Idealbild, sondern der Aufbau, mit dem ich täglich arbeite.

Ein Ordner in der Cloud als Ausgangspunkt

Die Basis ist ein einziger Ordner namens Claude, der in der iCloud liegt. Der Grund ist banal und entscheidend zugleich: Ich arbeite an unterschiedlichen Rechnern und will überall denselben aktuellen Stand haben, ohne dass auf jedem Gerät eine eigene Variante entsteht. Ein Ordner, eine Wahrheit – kein Hin- und Herkopieren, kein „auf welchem Laptop war das nochmal?".

Bei einem Cloud-Ordner lohnen sich zwei technische Hinweise, die in der Praxis den Unterschied machen. Erstens: Stellen Sie den Ordner auf „Immer auf diesem Gerät behalten". iCloud lagert sonst bei knappem Speicher Dateien aus und hinterlässt nur Platzhalter – eine KI, die auf den Ordner zugreift, sieht dann unter Umständen eine leere Hülle statt der Datei. Zweitens: Bearbeiten Sie ein Projekt nicht auf zwei Rechnern gleichzeitig, sonst legt die Cloud Konfliktkopien an (erkennbar an Namen wie Datei 2.png), die später ungewollt mitgelesen werden. Und nicht vergessen: Eine Cloud-Synchronisation ist kein Backup. Wird eine Datei gelöscht, ist sie es überall. Ein zusätzliches Backup, etwa über Time Machine, gehört dazu.

Ein Projekt, ein Ordner, ein Kontext

Innerhalb von Claude liegt jedes Vorhaben in einem eigenen Unterordner – das DDA-Blog, die Shop-Auswertung, eine Kampagne, ein Konzept. In jeden dieser Ordner lege ich genau die Unterlagen, die im Kontext des Projekts gebraucht werden: Dokumente, Tabellen, Grafiken, Screenshots.

In der Desktop-App lade ich Claude Cowork dann gezielt in den passenden Ordner ein. Das ist mehr als Ordnung – es ist eine bewusste Grenze. Claude sieht ausschließlich, was in diesem einen Ordner liegt, nicht den Rest meiner Festplatte und nicht die anderen Projekte. Wer mit sensiblen Daten umgeht, sollte genau so denken: Die KI bekommt nur den Ausschnitt, den sie für die Aufgabe wirklich braucht. Datenschutz und Fokus fallen hier zusammen – ein eng gefasster Kontext liefert nebenbei auch präzisere Antworten.

Die Steuerungsdatei ist das Herz jedes Projekts

Der wichtigste Baustein ist eine Datei, die viele übersehen: eine kurze Steuerungsdatei im Projektordner, die festhält, wie das Projekt funktioniert und wie ein Ergebnis auszusehen hat. Für mein DDA-Blog ist das ein ganzes kleines Regelwerk; für eine Auswertung reicht eine einzelne Markdown-Datei. Der Effekt ist derselbe: Claude muss das Format nicht jedes Mal neu erraten, sondern liest nach.

Das klingt nach Mehraufwand, spart aber genau den Ärger, der sonst über Monate entsteht – dass die Auswertung im Mai anders aussieht als im April, weil die Anweisung im Kopf jedes Mal ein bisschen anders ausfällt. Eine kurze, gepflegte Steuerungsdatei macht Ergebnisse reproduzierbar. So sieht eine typische Struktur aus:

Claude/                         (in iCloud, immer lokal vorhalten)
├── DDA_Blogartikel/
│   └── _PILLAR_SYSTEM/         Steuerungsdateien fürs Blog
└── Shop-Dashboard/
    ├── DASHBOARD.md            Steuerungsdatei: KPIs, Layout, Kosten
    ├── screenshots/
    │   ├── 2026-05_bestellungen.png   (geschwärzt)
    │   └── 2026-06_bestellungen.png   (geschwärzt)
    └── auswertungen/
        ├── 2026-05_dashboard.html
        └── 2026-06_dashboard.html

Konkret steht in meiner DASHBOARD.md zum Beispiel, welche Kennzahlen das Dashboard enthalten soll und wie sie definiert sind – was als Umsatz zählt, wie der durchschnittliche Warenkorb gerechnet wird, welche Status-Kategorien es gibt. Dazu der Hinweis, dass schwarze Balken in den Screenshots geschwärzte Daten sind und ignoriert werden. Dann die festen Werte wie die monatlichen Shop-Kosten und eine Notiz zur Dateibenennung, damit „Monat Juni" eindeutig auf die richtigen Screenshots zeigt. Diese halbe Seite Text ist der Grund, warum ein einziger Satz als Anweisung genügt.

Beispiel: das monatliche Shop-Dashboard

Das konkreteste Beispiel ist die Auswertung unseres Apotheken-Online-Shops. Wie ich dabei datenschutzkonform vorgehe, habe ich separat im Detail beschrieben – die Kurzfassung: Screenshots aus dem Backend, sensible Spalten schwärzen, dann auswerten lassen.

Im Ordner Shop-Dashboard liegen die geschwärzten Screenshots der monatlichen Bestellungen. Im Folgemonat lege ich einfach die neuen Screenshots dazu und sage: „Aktualisiere Monat Juni. Die Daten liegen im Ordner bereit." Mehr braucht es nicht, weil die Steuerungsdatei den Rest weiß.

Mehr Aussagekraft bekommt die Auswertung durch die Zusatzdaten, die ich Claude im selben Ordner mitgebe. Die monatlichen Shop-Kosten, damit sich Aufwand und Ertrag gegenüberstellen lassen. Informationen zu unseren digitalen Kampagnen, damit ein Peak im Verlauf einer Aktion zugeordnet werden kann statt im luftleeren Raum zu stehen. Und die Zahl der CardLink-Transaktionen, die ich im GEDISA-Dashboard ablese. Letztere ist aus zwei Gründen interessant: Wir zahlen die Transaktionen paketweise, der Wert hat also eine direkte Kostenseite – und er zeigt, wie gut die App beim Einlösen von E-Rezepten tatsächlich performt.

Wichtig dabei: All diese Zusatzdaten sind aggregierte Kennzahlen, keine personenbezogenen Daten. Eine reine Transaktionszahl pro App und Monat sagt nichts über einzelne Patienten aus. Genau diese Trennlinie ist es, die das Setup sauber hält – nützliche Zahlen ja, Personenbezug nein.

Zahlen aus Screenshots: vertrauen ist gut, prüfen ist Pflicht

Ein ehrlicher Punkt, den man nicht übergehen darf: Wenn Claude Zahlen aus einem Screenshot liest, ist das eine optische Erkennung – und die kann sich verlesen. Auf einem Dashboard, auf dessen Basis wir im Team Entscheidungen treffen, ist das keine Kleinigkeit.

Deshalb gehört eine kurze Kontrolle zur Routine. Ich lasse mir die je Monat erkannten Rohwerte auflisten und bitte darum, unsichere Lesungen ausdrücklich zu markieren, statt sie zu schätzen. Einmal im Quartal rechne ich eine Monatszahl stichprobenartig gegen. Das kostet wenige Minuten und ist der Unterschied zwischen einer Zahl, der man glaubt, und einer, auf die man sich verlassen kann.

Ergebnisse zurückschreiben

Der letzte Schritt wird leicht vergessen, ist aber der, der das System über die Zeit wertvoll macht: Jede fertige Auswertung wird als Datei zurück in den Ordner geschrieben – ein 2026-06_dashboard.html neben dem Mai-Pendant. So entsteht Monat für Monat eine durchgehende Zeitreihe, auf die jede künftige Sitzung zugreifen kann, ohne dass ich alte Stände zusammensuchen muss. Das Ergebnis lebt damit nicht flüchtig im Chat, sondern dauerhaft im Projekt.

Was sich dadurch im Alltag verändert

Der Unterschied zum klassischen Chat zeigt sich nicht in der einzelnen Antwort, sondern über die Zeit. Eine Chat-Sitzung beginnt jedes Mal bei null: Kontext erklären, Format beschreiben, Ergebnis kopieren, Fenster schließen – und beim nächsten Mal von vorn. Im Ordner-Setup baut jede Sitzung auf der vorherigen auf. Die Steuerungsdatei kennt das Format, der Ordner kennt die Historie, und das Ergebnis bleibt liegen, statt im Verlauf zu verschwinden.

Das überträgt sich auf jedes wiederkehrende Vorhaben in der Apotheke. Ein Ordner für die Kampagnen-Planung, in dem Briefings, frühere Anzeigen und Auswertungen liegen. Ein Ordner für Stellenanzeigen mit den Vorlagen, die bei uns funktionieren. Ein Ordner für die monatliche Marktbeobachtung. In jedem Fall gilt dasselbe Muster: relevante Unterlagen hinein, eine kurze Steuerungsdatei dazu, Cowork gezielt einladen. Der Aufwand für das zweite und dritte Projekt sinkt rapide, weil das Prinzip immer gleich bleibt – nur der Inhalt wechselt.

Datenschutz bleibt die Leitplanke

Ein Satz als Klammer um das Ganze: In den synchronisierten Claude-Ordner gehört nichts Personenbezogenes. Geschwärzte Screenshots und aggregierte Kennzahlen sind unkritisch – Klarnamen, Adressen oder versichertenbezogene Einzeldaten haben dort nichts verloren. Wer diese eine Linie diszipliniert hält, kann den Rest des Setups frei ausbauen.

Und genau das ist der Reiz: Dem System sind kaum Grenzen gesetzt. Ich werde das Dashboard in den nächsten Wochen um weitere Daten ergänzen, und jeder neue Datenpunkt macht die Auswertung etwas aussagekräftiger. Das Setup ist nie fertig – es wächst mit jeder Frage, die man ihm stellt. Mein Rat: Fangen Sie mit einem Projekt an, das Sie ohnehin regelmäßig erledigen müssen, und bauen Sie es Schritt für Schritt aus.